1. این جایزه در دوره‌های مختلف به اسامی گوناگون نامیده شده است، همچون «جشنواره کتاب سال دفاع مقدس»،«جایزه کتاب سال دفاع مقدس»، «جشنواره انتخاب بهترین کتاب دفاع مقدس»، ...؛ از این دوره به بعد، تنها نام «جایزه کتاب سال دفاع مقدس» برای آن انتخاب و استفاده خواهد شد.

2. مقصود از «کتاب دفاع مقدس»، کتاب‌هایی از همه گونه دانش بشری هستند که در حداکثری محتوای خود به دفاع ملت ایران در جنگ تحمیلی عراق علیه ایران (1359 ـ 1367) ارتباط دارند. این آثار بایست در چارچوب نظام رسمی جمهوری اسلامی ایران منتشر شده باشند. بدیهی است آثاری که در محتوا به درگیری با ضدانقلاب داخلی مرتبط باشند خارج از  چارچوب این جایزه بوده و در صورت امکان، در بخش‌های جنبی ارزیابی خواهند شد.

 3. شانزدهمین دوره «جایزه کتاب سال دفاع مقدس» به ارزیابی و داوری کتاب‌های منتشره (نشر اول) طی سال‌های 1390، 1391 و 1392 اختصاص دارد. بنابراین چاپ‌های مجدد کتاب‌هایی که چاپ اولشان قبل از بازه تاریخی این دوره باشد در این جایزه شرکت داده نخواهند شد. با این حال، اگر چاپ اول یک کتاب مشمول بازه تاریخی دوره حاضر نیست اما ویراسته آن به دوره حاضر اختصاص دارد، به شرط آن که در نسخه ویراسته، حجم قابل توجهی (حداقل به اندازه یک کتاب 64 صفحه‌ای) به چاپ اول افزوده شده باشد و در دوره‌های پیشین مقام کسب نکرده باشد، ویراسته آن، مجدداً امکان ارزیابی در این دوره از جایزه را خواهد داشت.

4. گردآوری منابع، در تمام گروه‌های این جایزه، از دو طریق توأمان فراخوان و مراجعه به ناشران انجام می‌گیرد. بدین معنی که هم‌زمان با اعلام فراخوان عمومی برای ارسال کتاب‌ها توسط ناشران، با پیگیری از تک تک آنها تلاش می‌شود که کتاب‌های منتشره در بازه تاریخی هر دوره، در حداکثر تعداد ممکن، شناسایی و گردآوری شود. در دوره شانزدهم جایزه، مطابق تعاملی که با «کتابخانه تخصصی جنگ حوزه هنری» صورت گرفته است از امکانات و منابع موجود این کتابخانه، در این خصوص استفاده می‌شود.

5. مطابق تفاهم‌نامه این دوره از جایزه با «کتابخانه تخصصی جنگ حوزه هنری»، بخش عمده وظایف کارشناسی و اجرایی، که در دوره‌های پیشین بر عهده دبیرخانه جایزه بود، تا برگزاری مراسم پایانی، در 9 بند به این کتابخانه واگذار می‌شود. این موارد عبارتند از: مشاوره و کارشناسی/ شناسایی و گردآوری کتاب‌ها/ مدیریت ارتباط با ناشران/ تشکیل جلسات داوری/ تأمین اسناد اداری و اجرایی/ تفکیک آثار فراهم‌شده/ تهیه کارنامه نشر سالانه/ راه‌اندازی وب‌سایت اختصاصی/ تأمین اطلاعات وب‌سایت.

6. مسئولیت تفکیک، نوع‌شناسی و دسته‌بندی آثار، مطابق آیین‌نامه موجود و قواعد این دوره از جایزه، بر عهده دبیرخانه جایزه و نماینده آن در دوره شانزدهم، کتابخانه تخصصی جنگ حوزه هنری است. چنانچه هر یک از داوران در خصوص گونه‌شناسی و دسته‌بندی آثار با دبیرخانه اختلاف نظر دارند، ضمن هماهنگی دبیر علمی جایزه، با نماینده کتابخانه مذکور (حاضر در جلسات داوری) مطرح و حل نمایند. در صورت باقی ماندن اختلاف نظر، موارد مذکور صورت جلسه شده و برای حل اختلاف به ریاست جایزه واگذار می‌شود.

7. در این دوره، گروه‌بندی آثار، هماهنگ با اهداف این جایزه و متناسب با انواع مصلحت‌های کاربردی، کتابخانه‌ای و تنوع آثار موجود صورت گرفته و شامل چهار بخش اصلی (در 15 گروه)، یک بخش گروه‌های وابسته و تکمیلی (در 3 گروه) و یک بخش گروه‌های جنبی (در 4 گروه)، و در مجموع 22 گروه، یعنی 19 گروه انتخاب کتاب سال و 3 گروه انتخاب کارشناس برگزیده است.

8. «بخش وابسته» و 2 گروه آن، اولین بار است که در این جایزه ایجاد شده است و بدان معنی است که عموماً آثار این بخش در گروه‌های بخش اصلی داوری می‌شوند اما به‌سبب، ویژگی‌های منحصربفردی که دارند (همچون مرجع بودن آثار) در بخش دیگر (بخش وابسته) نیز مورد قضاوت قرار می‌گیرند.

9. گروه وابسته «گردآوری‌های ادبی» شامل ویژه‌نامه‌ها، جُنگ‌های ادبی، مجموعه شعرها، مجموعه داستان‌ها، مجموعه‌های نثر ادبی و گردآوری‌های سایر قوالب ادبی است و آثاری را دربرمی‌گیرد که از مجموعه‌سازی چند اثر از دیگران به مثابه «کارگروهی» فراهم آمده‌اند. این تعریف برای مجموعه آثار یک نویسنده مطابقت ندارد. همچنین مجموعه مقالات و مطالب پژوهشی، مجموعه مستندنگاری‌هایی مثل وصیت‌نامه‌ها، خاطرات، زندگینامه‌ها، نامه‌ها را نیز شامل نمی‌شود و این موارد، در گروه‌های مختص به خود داوری می‌شوند.

10.آثاری که مشترکاً در زمره «گروه‌های بخش اصلی» و «گروه‌های بخش وابسته» (همچون گردآوری‌های ادبی و مرجع‌نگاری‌ها) هستند چنانچه در بخش اصلی به مرحله دوم (نهایی) راه پیدا کرده‌اند بدون بررسی مجدد، نامزد نهایی «گروه‌های بخش وابسته» نیز محسوب خواهند شد.

11. آثاری که در هر دو «گروه‌های بخش اصلی» و «گروه‌های بخش وابسته» مقام کسب کرده‌اند (همچون مرجع‌نگاری‌هایی که در بخش پژوهش نیز مقام کسب کرده‌اند)، یکی از جوایز نقدی (مقام بالاتر) به آنها اختصاص می‌یابد. با این حال، در هر دو بخش برنده محسوب شده و لوح افتخار یا تقدیرنامه جداگانه دریافت خواهند کرد.

12. داوری‌ها در دو مرحله انجام می‌شود. در مرحله اول، که به مرحله ریزش یا غربالگری نیز مشهور است، داوران، تمام آثار گروه مربوط به خود را با دقت، در جلسات متعدد کارشناسی کرده و حداکثر حدود 10 درصد از کل آثار آن گروه را، به عنوان نامزد دریافت جوایز انتخاب می‌کنند. همچنین حداقل تعداد آثار راه‌یافته به مرحله دوم و مجموعه نامزدهای جایزه، حتی‌المقدور دوبرابر تعداد انتخاب نهایی گروه فرض می‌شود.

13. مرحله دوم داوری، مرحله نهایی محسوب می‌شود و طی آن نامزدهای دریافت جوایز، با امتیازدهی دقیق و مکتوب داوران ارزیابی شده و آثاری که بیشترین امتیاز را در معدل آرای داوران کسب کرده باشند، مطابق قاعده موجود، به عنوان آثار برتر برای دریافت جایزه معرفی خواهند شد.

14. آثار هر «گروه داوری» ممکن است به سبب تعدد و تنوع آثار، در چند زیرمجموعه و شاخه فرعی و حتی با داوران متفاوت مورد قضاوت و داوری قرار گیرند (مثل «گروه خاطره»، که در 5 شاخه فرعی داوری می‌شود، یا «گروه شعر و نثر ادبی»، که یک گروه است اما در دو شاخه، با داوران متفاوت داوری خواهد شد. یا «گروه زندگینامه» و مثل اینها). این مسئله به سبب آن است که هر دو مرحله داوری در این جایزه حائز اهمیت است و بناست، علاوه بر آثاری که جایزه کسب می‌کنند، آثار با کیفیت تا آنجا که ممکن است در شاخه‌های جزئی‌تر به جامعه کتاب‌خوان معرفی شوند. بنابراین در اعلام آثاری که به مرحله نهایی راه‌پیدا کرده‌‌اند این مسئله رعایت خواهد شد و نامزدهای نهایی این جایزه، درواقع فهرستی از آثار برتر این دوره سه ساله هستند.

15. در تمام گروه‌های داوری کتاب و در مرحله نهایی ارزیابی آثار، حداکثر امتیاز پیش‌بینی شده 100 است . «کتاب برگزیده» (فقط یک عنوان) کتابی است که در معدل آرای داوران هر گروه، بین 90 تا 100، بیشترین امتیاز را کسب کرده باشد، پس از تعیین کتاب برگزیده، حداکثر سه عنوان از کتاب‌هایی که از 80 تا 100 امتیاز کسب کرده‌اند و نسبت به سایر کتاب‌ها امتیاز بالاتری دارند، «کتاب شایسته تقدیر» محسوب می‌شوند. بنابراین در هر گروه نوزده‌گانه، حداکثر یک اثر «برگزیده» (کتاب سال) و سه اثر «شایسته تقدیر» (در صورت کسب امتیاز لازم) معرفی شده و جوایز به آنها اختصاص پیدا خواهد کرد.

16. از آنجا که «دوره شانزدهم» برای سه سال متوالی برگزار می‌شود، استثنائاً در دو گروه پُرشمار«خاطره» و «زندگینامه»، تعداد آثار برگزیده حداکثر به 2 عنوان، و آثار شایسته تقدیر، حداکثر تا 5 عنوان افزایش می‌یابد.

17. چنانچه دو کتاب، در بازه امتیاز اثر برگزیده (90 تا 100)، به صورت مساوی یا با اختلاف یک نمره، امتیاز کسب کرده باشند مشترکاً برگزیده (کتاب سال) محسوب می‌شوند و جایزه اثر برگزیده میان آنها تقسیم می‌شود. در این صورت، چنانچه نصف جایزه نقدی اثر برگزیده، برابر یا کمتر از جایزه اثر تقدیری باشد، مقدار جایزه هر اثری که مشترکاً برگزیده شده، به اندازه 20 درصد بیشتر از جایزه تقدیری خواهد بود.

18. کتاب‌های جلدی با عناوین مشترک، که در این جایزه شرکت داده و بررسی می‌شوند در دو صورت به مرحله دوم (نهایی) راه پیدا می‌کنند. اول این که کل دوره، مجموعه هم‌بسته و تفکیک‌ناپذیر است، در این صورت، اگر بیش از نیمی از مجلدات در بازه زمانی جایزه منتشر شده باشند امکان راه‌یابی به دور نهایی را دارند. دوم این که هر مجلد (یا تعدادی از مجلدات)، دربردارنده یک موضوع مستقل و تمام شده است، در این صورت، هر مجلد (یا تعدادی از مجلدات)، به شرط قرار داشتن در بازه زمانی جایزه، جداگانه داوری خواهند شد.

19. کتاب‌های با موضوع دفاع مقدس، که منتشره سال‌های مرتبط با این دوره از جایزه هستند و قبل از برگزاری این جایزه، در سایر جوایز ملی و کشوری، که به طور رسمی در چارچوب قوانین جاری جمهوری اسلامی ایران برگزار می‌شوند، مقام کسب کرده‌اند، بدون ارزیابی اولیه (مرحله ریزش) به مرحله نهایی این جایزه راه پیدا می‌کنند و در زمره نامزدهای دریافت «جایزه کتاب سال دفاع مقدس» قرار می‌گیرند تا در کنار سایر آثاری که به مرحله نهایی راه یافته‌اند از طریق امتیازدهی داوری شوند.