مطابق تفاهم‌نامه این دوره از «جایزه کتاب سال دفاع مقدس» با «کتابخانه تخصصی جنگ حوزه هنری» بخش عمده وظایف کارشناسی و اجرایی، که در دوره‌های پیشین بر عهده دبیرخانه جایزه بود، تا برگزاری مراسم پایانی، در 9 بند زیر به این کتابخانه واگذار می‌شود. این موارد عبارتند از:

 

مشاوره و کارشناسی: در مباحث نظری، شکل‌گیری ساختار علمی، آیین‌نامه‌ها و برنامه‌های عملیاتی؛ شناسایی و گردآوری کتاب‌ها: به‌وسیله شناسایی منتشرات و فراهم‌آوری جامع کتابخانه‌ای؛ مدیریت ارتباط با ناشران: پیگیری از ناشران و مدیریت صندوق پستی و آثار رسیده؛ تشکیل جلسات داوری: در اختیار گذاشتن فضای لازم برای سطوح مختلف داوری و مشارکت در برنامه‌های اینچنینی سازمان؛ تأمین اسناد اداری و اجرایی: فرم‌ها، فهرست‌ها و صورتجلسه‌های لازم جلسات داوری؛ تفکیک آثار فراهم‌شده: تفکیک اولیه و علمی منابع برمبنای رده‌های مورد توافق و پیش‌بینی شده، و ارائه فهرست‌های متعدد از آنها در صورت لزوم؛  تهیه کارنامه نشر سالانه: آماده‌سازی یک اثر مرجع برای ارائه گزارشی از آثار منتشره در این دوره برگزاری و گزارشی از روند داوری‌ها و آثار منتخب؛ راه‌اندازی وب‌سایت اختصاصی: طراحی و مدیریت وب‌سایت، ‌همراه با تأمین دامنه و فضای مورد نیاز در شبکه وب؛ تأمین اطلاعات وب‌سایت: همکاری با بخش اجرایی جشنواره در تأمین محتواهای خبری و اطلاع‌رسانی وب‌سایت، و گزارش داوری‌ها و روند برنامه‌ها.